Erfolgreich eingeführte Digitalisierungsprojekte zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass papierbasierte Prozesse mit modernster Technik so standardisiert und harmonisiert umgesetzt werden, dass intelligente Plattformen entstehen, die deutlich effizienter und nachhaltiger sind und dem Althergebrachten innerhalb kürzester Zeit den Rang ablaufen.
Mit dem Portal „eDeclaration“ für Hafenanmeldungen gemäß der EU-Richtlinie 2010/65 ist DAKOSY – in engem Schulterschluss mit ihren Kunden und involvierten Behörden – wieder ein solches Projekt gelungen.
Der Arbeitsprozess hat sich für die Meldeverpflichteten mit der Einführung von eDeclaration verschlankt. Zu den Nutzern gehören Schiffskapitäne, Reeder, Makler, Linienagenten und Schiffsdeklaranten, insgesamt mehr als 50 namhafte Unternehmen. Anstelle von Formularen – im Durchschnitt sind es sieben – gilt heute die elektronische Hafenanmeldung. Das erlöst die Anwender von vielen Mehrfacherfassungen und den damit verbundenen Fehlerquellen, spart Papier und schont die Umwelt. So müssen die Stammdaten wie der Name des Kapitäns, des Schiffs und des Anlaufhafens nur einmal abgegeben werden. „Zusätzlich lassen sich Daten vorbelegen. Mit der Angabe der IMO-Nummer des Schiffs erscheinen automatisch die dazugehörigen Informationen“, bestätigt DAKOSY-Produktmanagerin Anne Ebeling. Das System bietet viele weitere Erleichterungen. So können die Kapitäne von Kreuzfahrtschiffen zum Beispiel die Passagierdaten über einen Excel-Import im Web hochladen, aktualisieren und verschlüsselt an den zuständigen Schiffsdeklaranten oder direkt an das zuständige National Single Window (NSW) senden.
Auf der Empfängerseite der Daten stehen die Hafenbehörden. Anstelle der Formulare, die sie früher per Fax, E-Mail oder Boten erreichten, holen sie sich die Daten heute elektronisch vom NSW ab. Hierfür setzen die Behörden u.a. in den Häfen Hamburg, Kiel, Lübeck ebenfalls eDeclaration ein. „Die Daten kommen komprimiert an. Auf einen Klick erscheinen alle relevanten Angaben der Hafenanmeldung auf dem Bildschirm und ersetzen das Suchen in E-Mails, Faxen und Ausdrucken“, erläutert Ebeling. Schon allein dadurch besitzt die Plattform einen wichtigen Stellenwert für die Behörden. Für Michael Schmidt, Amtsleiter und Hafenkapitän des Kieler Hafens, ist der Nutzen der Software noch höher: „Mit eDeclaration nutzen wir eine Software, die viel mehr kann, als nur NSW-Daten empfangen. Wir können zum Beispiel den Carriern die gemeldeten Liegeplätze direkt in eDeclaration bestätigen oder einen neuen Liegeplatz benennen. Auch können wir auf die Anwendung mobil über Smartphone zugreifen. Dies ist für uns ein sehr großer Vorteil, da auf diese Weise auch unser Bereitschaftsdienst außerhalb der Bürozeiten Zugriff auf die Meldungen hat.“ Neben der Liegeplatzverwaltung gibt es ein Gefahrgutmodul, ein Statistik-Modul und eine komfortable Möglichkeit für den Datenexport.
Dieter Spark, Vorstand der DAKOSY ist sehr zufrieden mit der erfolgreichen Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/65 : „Durch die Digitalisierung der Hafenanmeldung, die als Pflichtumstellung begann, profitieren heute zahlreiche Behörden und Meldeverpflichtete aus Hamburg, Niedersachsen, Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern von den Mehrwerten der Plattform. Damit hat eDeclaration die Akzeptanz aller Beteiligten gewonnen und ist ein gelungenes Beispiel dafür, dass auch aus einer Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Daten bei guter Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Verwaltung ein erfolgreiches B2G-Projekt entstehen kann.“
Hintergrund: Die Richtlinie 2010/65/EU
Die Richtlinie 2010/65/EU regelt seit Mai 2015 die Meldeformalitäten für Schiffe beim Einlaufen in und/oder Auslaufen aus Häfen der Mitgliedstaaten. Ziel war die Harmonisierung und Vereinfachung der Anmeldeverfahren, die Vereinheitlichung der Meldeformalitäten und die Verpflichtung zur elektronischen Abgabe an das National Single Window (NSW). Für jeden Hafenanlauf/Transit (NOK) gibt es eine Anlaufreferenz (Visit-ID/Transit-ID) als eindeutigen Schlüssel. Die bisherigen Meldeformulare wurden durch sog. Meldeklassen ersetzt, die jeweils Zusammenfassungen der einzelnen Informationen sind.
Quelle: DAKOSY Datenkommunikationssystem AG, Foto: HHM